így növeld céged hatékonyságát!

így növeld céged hatékonyságát!

2016-10-21

A vállalkozásindítás és működtetés nem egyszerű, a főnöknek mindig, mindenben komoly felelőssége van. De mi történik akkor, ha már mindenki belead annyit a vállalkozásba, amennyit csak bír, mégsem válik annyira hatékonnyá a működés, hogy ne folyamatosan az aktuálisan felmerülő, sürgős problémákat kelljen megoldani? Cikkünkben bemutatjuk azt a módszert, amely a problémára megoldást jelenthet.

 

"Ami fontos, az a legritkább esetben sürgős, és ami sürgős, az a legritkább esetben fontos."

urgent
Fontos és sürgős feladatoknál nagy a hibázási esély
Forrás: graphicstock.com

- a mondás az Amerikai Egyesült Államok 34. elnökétől, Dwight D. Eisenhowertől származik és nagyon igaz az általunk felvázolt helyzetre: a cégünknél is szortírozni kell a feladatok között: a feladatokat négy kategóriára lehet bontani:

  1. fontos és sürgős,
  2. fontos, de nem sürgős,
  3. nem fontos,
  4. nem sürgős.

Amennyiben ezek alapján megvizsgálunk egy munkanapot és azt látjuk, hogy csapatunk a legtöbb idejét a sürgős és fontos feladatok elvégzésével tölti, az magában még nem jelent problémát, ám fel kell ismernünk, hogy ezeknek a teendőknek a fontosságát elfedi az, hogy sürgősen kell őket megcsinálni. Hiszen amikor valami sürgős, agyunk tiltakozni kezd és védekezővé válunk, továbbá hajlamosak vagyunk több hibát is véteni a kapkodás miatt.

1. Fontos és sürgős feladatok

A teendőink között mindig vannak olyanok, amik előre láthatóan válnak sürgőssé (ezeket rendszerint halogatjuk, mert nem fűlik hozzájuk a fogunk), ilyenkor pedig, amikor már muszáj elvégezni őket, ráadásul gyorsan, rá kell döbbennünk, hogy ezt a következő alkalommal tilos ugyanígy halogatni és tologatni, mivel mint már említettük, a kapkodás növeli a hibaszázalékot. Persze az is előfordul, hogy egy teendő sürgőssé válása nem látható előre, ilyenkor a problémára erőt és időt kell szánni, amelyet legjobb, ha a főnök végez el, amennyiben képes rá, mivel őt senki sem fogja elővenni még azért sem, ha hibázott, persze törekedni kell a tökéletes munkára, minden körülmények között. Hiszen a főnök feladata, hogy minden rendben menjen a cége ügyeivel kapcsolatban. Előző cikkünkben írtunk arról, hogy mit kell átgondolni vállalkozásunk beindítása előtt.

todolist
A napi feladatokat is be kell osztani
Forrás: wordpress.com

Ezeket az azonnal elvégzendő ügyeket azért is érdemes személyesen megcsinálni, mivel már az időbe telne, míg a munkára megtalálnánk a megfelelő embert és elmondanánk neki, hogy mit is várunk pontosan, ráadásul az eredmény sem biztos, hogy pont olyan lenne, mint amit vártunk. (Persze ha alapvetően egy rutinfeladatról van szó, amelyet bárki képes megoldani, akkor ez nem jelenthet problémát.)

Jellemző helyzetek: még ki nem fizetett szolgáltatás teljesítésével kapcsolatos panaszok kezelése, ki nem fizetett termékek szállítása és határidőcsúszások kezelése.

2. Fontos, de nem sürgős feladatok

Ezek a feladatok rendszerint sokat számítanak a vállalkozás teljesítménye szempontjából, ám nem jellemző rájuk, hogy az alkalmazottak elkapkodnák megoldásukat. Az ilyen teendőket rendszerint megfelelő körültekintéssel- és nyugodtsággal kezeljük, az agyunk is reszponzív módba kapcsol: racionálisak és nyitottak maradunk az új megoldásokra. A vállalkozások pedig leginkább ezeknek a problémáknak a megoldására épülnek: az ilyen típusú teendők hozzák a legnagyobb üzleti hasznot. Tehát kiemelten fontos, hogy a feladatok kiosztásakor csapatunk legtöbb energiáját ezekre a problémákra fókuszáljuk. Ám ehhez az is kell, hogy biztosan meg tudjuk állapítani, melyik feladatok fontosak igazán, illetve tervezéssel lehetetlenné tegyük, hogy ezek a feladatok átkerüljenek az első kategóriába, azaz sürgőssé váljanak.

Jellemző helyzetek: új vásárlók és partnerek keresése, árajánlatok készítése, szolgáltatások teljesítése (időben), termékek szállítása, számlázás és a kintlévőségek behajtása.

hongkiat
Az idő pénz, tartja a mondás
Forrás: hongkiat.com

3. Nem fontos, de sürgős feladatok

Ezek azok a feladatok, amelyek azonnali figyelmet követelnek, haszonnal azonban nem járnak, tehát a tűzoltás tipikus esetét tapasztalhatjuk velük. Ezeket a problémákat általában mások teszik  vállunkra, hogy mi valósítsuk meg őket, ráadásul úgy, ahogy ők azt megálmodták. Ezek a feladatok a mi vállalkozásunk szempontjából valószínűleg felesleges energiapocsékolásnak számítanak, amelybe kár erőt- és energiát fektetni. Miért engednénk, hogy az ügyfeleink felesleges hívásokkal bombázzák munkatársainkat munkaidőben? A bejövő hívásokat mindig irányítsuk az ügyfélkapcsolatos munkatársakhoz, vagy valamelyik asszisztenshez, így ők elő tudják szűrni a telefonáló mondanivalójának fontosságát. Ez persze az e-mailekre is vonatkozik. Ha tehát tényleg szakember segítségére van szükség a kérdések vagy kérések megválaszolásához vagy megoldásához, akkor még mindig meg lehet kérni az egyik hozzáértő munkatársat, hogy segítsen azt megoldani.

Jellemző helyzetek: általános ügyfélkapcsolati telefonok, e-mailek kezelése, beszállítói megkeresések és ajánlatok, gépjárműflotta kezelése, beszerzés.

4. Nem fontos és nem sürgős feladatok

Ezek a feladatok a nem muszáj elvégezni kategóriába esnek, és így üzleti hasznot sem igazán hoznak, csak viszik az időt és lefoglalják a figyelmet, bármilyen pozitív hozadék nélkül. Ebbe a kategóriába esik a magánügyek munkaidőben való intézése, amelyet inkább fel kellene számolni, mivel hiába fektetünk bármennyi időt és energiát a cégünkbe, ha a munkatársaink saját ügyeik bonyolításával töltik a napjukat, munka helyett. Persze nem azt mondom, hogy le kell tiltani a Facebookot a céges gépeken, inkább azt, hogy világossá kell tenni a munkatársak számára, hogy ezekkel az ügyekkel a szüneteikben foglalkozzanak, ne pazarolják rá az értékes munkaidejüket. Ráadásul ha megértőbbek vagyunk beosztottainkkal, ők is sokkal lojálisabbak lesznek hozzánk.

Jellemző helyzetek: közösségi oldalak használata, magánéleti ügyek szervezése.

Érdemes tehát vállalkozásunkban a feladatokat kategorizálni és ez alapján választani meg az egyes feladatokhoz a megfelelő munkaerőt, így biztosan sokkal eredményesebben, produktívabban és gördülékenyebben megy majd a munka. /A cikk alapjául a HVG Business aktuális számának egyik cikke szolgált./

Borítókép forrása: biocareers.com

 

Hozzászólások